Žmogiškieji Ištekliai

Darbuotojų personalo bylos turinys

Tai yra elementai, kurie yra darbuotojų personalo byloje

Gražus personalo vadovas veda interviu

••• mediaphotos / Getty Images



TurinysIšskleistiTurinys

The darbuotojo personalo byla yra pagrindinė darbuotojo byla, kurioje yra darbo santykių istorija nuo prašymo priimti į darbą iki pokalbio dėl išvykimo ir įdarbinimo nutraukimo dokumentai .

Prieiga prie darbuotojų personalo bylos

Tik žmogiškųjų išteklių personalas ir tiesioginis darbuotojo vadovas ar vadovas gali turėti prieigą prie informacijos, esančios darbuotojo personalo byloje, ir ji niekada nepalieka žmogiškųjų išteklių biuro.

Kai kuriose įmonėse prieiga prie bylos yra ribojama žmogiškųjų išteklių personalui. Šiose organizacijose vadovai arba vadovai saugo savo valdymo bylą, kurioje yra dokumentai, kuriuos jiems gali prireikti pasiekti, pavyzdžiui, ankstesnių veiklos įvertinimų kopijos.

Reikalavimai skiriasi įvairiose valstybėse, jau nekalbant, tarptautiniu mastu, kas turi prieigą prie darbuotojo personalo bylos. Kai kuriose valstijose darbuotojai turi teisę prieiti prie informacijos, esančios personalo byloje, ir net gauti jos kopijas. Kitose prieiga yra siauresnė. Reikalavimai taip pat skiriasi atsižvelgiant į tai, ką darbuotojas gali pasiekti. Žinokite jurisdikcijos, kurioje įdarbinate žmones, taisykles, kad atitiktumėte jūsų teisinius reikalavimus.

Paprastai darbuotojų personalo byloje nenorėsite laikyti dokumentų, su kuriais darbuotojas pagrįstai neturi teisės susipažinti. Galite apsvarstyti galimybę visus dokumentus, susijusius su asmens patikrinimu, nuorodomis, interviu kontrolinius sąrašus ir įvertinimus, laikyti atskirame faile, kuris sukuriamas visiems dokumentams, susijusiems su konkrečiu įdarbinimo ir įdarbinimo įvykiu.

The darbuotojo personalo byla paprastai saugomas užrakintoje, ugniai atsparioje dokumentų spintoje, užrakintoje vietoje, prieinamoje žmogiškųjų išteklių skyriaus darbuotojams. Darbuotojų byloje esančios informacijos konfidencialumas yra itin svarbus.

Iš visų įmonės saugomų darbuotojų bylų darbdavys, vadovas arba žmogiškųjų išteklių personalas kasdien dažniausiai naudojasi darbuotojų personalo byla.

Apsvarstymai apie darbuotojų personalo failų turinį

Personalo bylose dažniausiai yra dokumentai, kuriuos darbuotojas jau peržiūrėjo ir todėl yra susipažinęs su jų turiniu. Tai apima dokumentus, tokius kaip paraiškos dėl darbo, veiklos įvertinimai, pripažinimo raštai, mokymo įrašai ir formos, susijusios su perkėlimu ir paaukštinimu.

Pagrindiniai principai ir klausimai, į kuriuos reikia atsižvelgti pateikiant bet kokį dokumentą darbuotojo personalo byloje, yra šie.

  • Ar darbdaviui reikės konkretaus dokumento sprendimams pagrįsti, jei darbdaviui buvo iškelta byla? Ar darbdaviui šio dokumento reikės teisme?
  • Ar darbuotojas žino ir supranta, kad dokumentas bus įtrauktas į jo personalo bylą? Daugeliu atvejų darbdaviai turi priversti darbuotoją pasirašyti dokumentą, o ne patvirtinti sutikimą su dokumento turiniu, o pripažinti, kad jie žino ir perskaitė dokumentą.
  • Jokių netikėtumų, nuomonių ar asmeninių pastabų apie darbuotoją niekada neturėtų būti įtraukta į darbuotojo personalo bylą. Tiesiog faktai, jokių spekuliacinių minčių, priklauso darbuotojų personalo bylai.

Darbuotojų personalo bylos turinys

Toliau pateikiamos rekomendacijos dėl dokumentų, kuriuos darbdavys turėtų saugoti darbuotojo personalo byloje.

darbo istorija

  • Paraiška dėl darbo
  • Tęsti
  • CV motyvacinis laiškas
  • Išsilavinimo patikrinimas
  • Įdarbinimo patikrinimas
  • Atmetimo laiškas
  • Pareigos darbo aprašymas
  • Darbo analizės įrašai
  • Darbo pasiūlymo laiškas arba darbo sutartis
  • Įdarbinimo agentūros arba laikinojo įdarbinimo sutartis, jei naudojama
  • Neatidėliotinos pagalbos kontaktinė informacija
  • Pasirašyta darbuotojo žinyno patvirtinimo forma, rodanti darbuotojo žinyno gavimą
  • Naujo darbuotojo orientavimo kontrolinis sąrašas, kuriame rodomos temos, kurias apėmė ir kas
  • Bet kokios perkraustymo sutartys ir dokumentai
  • Bet kokia darbuotojo ir darbdavio sutartis, rašytinis susitarimas, kvitas arba patvirtinimas (pvz., a nekonkuravimo susitarimas , užimtumas sutartis , arba sutartis dėl įmonės teikiamo automobilio)
  • Oficialios įdarbinimo formos, įskaitant prašymus perkėlimas , skatinimas , vidaus darbo paraiškos ir kt
  • Visi kiti su įdarbinimu susiję dokumentai

Darbuotojų veiklos tobulinimas, tobulinimosi planai ir tobulinimas

  • Visų naudotų veiklos vertinimo ar darbuotojų tobulėjimo planų kopijos
  • Darbuotojų savęs vertinimai
  • Įrašai iš bet kokių oficialių konsultavimo sesijų
  • Pastabos apie dalyvavimą ar vėlavimą
  • Veiklos tobulinimo plano dokumentacija
  • Drausminių veiksmų ataskaitos
  • Pateikiamas darbuotojų pripažinimas, pvz., pažymėjimai, pripažinimo laiškai ir kt
  • Darbuotojų oficialūs pasiūlymai ir rekomendacijos, organizacijos atsakymai
  • Treniruočių įrašai
  • Prašymai dėl mokymų
  • Kompetencijų vertinimai
  • Mokymo kursų ar sesijų pranešimai arba tvarkaraščiai
  • Pasirašyti poreikių vertinimai
  • Mokymo išlaidų ataskaitos
  • Klientų ar bendradarbių skundai, kurie buvo aptarti su darbuotoju

Darbo nutraukimo įrašai

  • Darbuotojo atsistatydinimo raštas
  • Išeikite iš pokalbio dokumentacijos
  • Kobra pranešimas
  • Darbo pabaigos kontrolinis sąrašas
  • Galutinė visų darbuotojo įdarbinimo aspektų apskaita, pvz., galutinis atlyginimas, atostogų išmoka, įmonės turto grąžinimas ir kt.

Esmė

Į darbuotojų personalo bylą norėsite įtraukti tik tuos dokumentus, su kuriais darbuotojas yra susipažinęs. Jei pamatę jų failo turinį darbuotojas nustebina, jūs neefektyviai tvarkėte failo turinį.

Straipsnių šaltiniai

  1. Žmogiškųjų išteklių valdymo draugija. ' Ar darbdaviai turi parodyti darbuotojams savo personalo bylas? Žiūrėta 2020 m. spalio 4 d.